Datalagring i Tjenester for Sensitive Data (TSD)
Skal du behandle særlige kategorier av personopplysninger i ditt forskningsprosjekt, også kjent som røde data, stilles det en rekke krav. Du må bl a sørge for at opplysningene lagres på godkjent måte i henhold til UiOs lagringsguide.
Det er vanlig at særlige kategorier av personopplysninger lagres i TSD.
Før du søker om tilgang til TSD
1. Klassifisere data
Du må klassifisere dataene du skal samle inn i prosjektet ditt.
2. Datainnsamling
Du må ha avklart hvordan du skal samle inn data:
- Nettskjema som leverer direkte til TSD. For eksempel til spørreundersøkelser med sensitiv persondata.
- Nettskjema-diktafon-app som leverer direkte til TSD. Hvis du skal bruke nettskjema-diktafon-appen og lagre dataen på TSD.
3. Innhente samtykke
Om du trenger å innhente samtykke, må du ha avklart hvordan du skal gjøre det:
- Skriftlig samtykke med deltakers/informantens underskrift. Sikt anbefaler skriftlig informasjon og skriftlig samtykke som en hovedregel og har utarbeidet en mal for informasjonsskriv og samtykkeskjema som du kan bruke i ditt prosjekt. Hvis samtykket er gitt til å behandle røde data, bør det skannes i farger og lagres på TSD.
- NB! Privat utstyr kan ikke brukes til å skanne røde data! Du må bruke godkjent UiO-skanner!
- Nettskjema samtykkeskjema med digital signering som leverer til TSD.
Har du flere spørsmål om samtykke, kan du rådføre deg med veilederen din.
4. Dele tilgang
Veilederen din behøver ikke nødvendigvis ha tilgang til dataene dine i ubearbeidet form (rå-data), da det ofte holder med de anonymiserte dataene som du kan dele utenfor TSD. Skriver du oppgave sammen med annen student som trenger tilgang til rå-dataene inne på TSD, eller skulle veileder ha behov for tilgang, må du informere om dette i søknaden til Sikt (ev også REK) og i søknaden om rett til tilgang til TSD. Det er lurt å forhøre deg hos veilederen din om dette.
For studenter som har tenkt å skrive sammen og samarbeide om samme data, holder det at én av dere sender søknad om rett til tilgang til TSD.
5. Avslutningsdato og dato for sletting av dataene
Du må ha avklart avslutningsdato for prosjektet ditt, samt datoen for sletting av dataene i TSD. Noen prosjekter har lang lagringstid for innsamlede data, f eks 5 år etter prosjektets avslutningsdato, i tilfeller der dataene skal brukes i andre forskningsprosjekter. Veilederen din skal kunne gi deg informasjon om dette.
Søke om rett til tilgang til TSD
Når du har avklart de ovennevnte punktene, kan du søke TF om rett til tilgang til TSD.
TF har en avtale med TSD om sikker datalagring for masteroppgaveprosjekter som samler inn særlige kategorier av personopplysninger/røde data. Før du kan få lagre data i TSD, må du først søke TF om rett til tilgang:
- Du må først sette deg inn i informasjonen om UIOs retningslinjer og rutiner for personvern og behandling av de ulike kategoriene med data;
- Du må fyllte ut følgende nettskjema slik at søknad om rett til tilgang til TSD kan vurderes:
- Du må få be din veileder om å bekrefte at du har behov for tilgang til Det teologiske fakultets masterprosjekt i TSD ved å fylle ut følgende nettskjema. Veilder bekrefter da at det ikke er mulig å unngå innsamling av særlige kategorier av personopplysninger i ditt oppgaveprosjekt, eller at det er fare for at datamaterialet indirekte vil inneholde slike opplysninger, og at det er nødvendig å lagre dataene dine i TSD;
- godkjent prosjektbeskrivelse og datahåndteringsplan. Det må fremgå fra disse hvilke data det er tenkt lagret i TSD, samt avslutningsdato for prosjektet. Om du har gjort endringer i prosjektbeskrivelsen etter at den ble godkjent, må du sende inn en oversikt over endringene som er blitt gjort. Alternativt kan du sende inn kopi av meldeskjema fra Sikt (send som pdf), såfremt det fremgår tydelig beskrivelse av prosjektet og datahåndteringsplan;
- godkjenning fra Sikt ev også REK. Du kan søke TF om tilgang til TSD uten at godkjenningen fra Sikt/ REK foreligger, men søknaden vil ikke bli ferdigbehandlet før TF har mottatt godkjenningen, og du vil ikke kunne samle inn data. Godkjenning kan ettersendes, når den foreligger.
Svar på søknad om rett til tilgang
Svar på søknad om rett til tilgang til TSD sendes til deg på e-post og inneholder instruks om hvordan gå videre for å kunne søke om tilgang til TSD. NB! Det kan ta tid for TF å behandle søknaden, så det er lurt at du søker tidlig i prosessen.
Opplæring i bruk av TSD
Opplæring i bruk av TSD avtaler du direkte med IT-tjenesten på TF etter at du har fått bekreftet tilgang til TSD.
Personvernkontakt
For å finne svar på spørsmål om personvern, må du
- gjennomføre TFs obligatoriske personvernkurs
- lese gjennom nettsidene om personvern og datalagring (se over)
- diskutere og avklare prosjektet ditt med veilederen din
Hvis du etter dette har uvaklarte spørsmål angående håndtering av datainnsamling og -lagring knyttet til prosjektet ditt, er det mulig å rådføre deg med personvernkontakten på TF. Spørsmål om hvordan lagre data i TSD, rettes til IT-tjenesten på TF.