Ved å overføre ideen om en trykt katalog over til en digital plattform, er det flere elementer som transformeres. Det som i en trykt katalog ville vært en side med faste elementer som tittel, katalognummer, fotografi og tekst, og med koblinger til indekser som innholdsfortegnelse, stikkord, forfatterregister, liste over fotografier/fotografer og referanser, får nå med valgte løsning en bibliografisk innførsel (post) i en database, der mesteparten av den tekstlige dokumentasjonen av det enkelte epitafium knyttes til standardiserte metadatafelter. Denne posten er koblet til et eller flere fotografier, men det er ikke fotografiene i seg selv som beskrives, men epitafiene som er avbildet.
Elementene som er knyttet til epitafiene er (ofte flere pr epitafium) og metadata basert på en fast mal med feltene Tittel, Katalogkode, Epitafium over, Opprinnelig plassering, Plassering, Dato, Stift, Utformet av, Innskrift (ofte flere pr epitafium), Merknader, Beskrivelse, Biografi, Referanser. Innholdet i feltene Innskrift, Beskrivelse og Biografi er tekster forfattet av medarbeidere i prosjektet og er for flere av epitafiene lengre tekster.
Å finne et digitalt system som kunne ivareta alle ønsker og behov knyttet til dokumentasjonen av epitafiene har vist seg vanskelig innenfor prosjektets og universitetets rammer. Løsningen som er valgt er en kombinasjon av et fast nettsted som inngangsport og Universitetsbibliotekets katalog for lagring av metadata og filer (Ex Libris Alma), samt gjenfinning og fremvisning av disse (Ex Libris Primo – kjent som Oria). Det viktigste forskningsaspektet ved å velge et digitalt format for en katalog, er at man kan standardisere så mye som mulig, slik at man senere kan benytte de allerede lagrede elementene i nye forsknings- og formidlingsprosjekter.
I arbeidet med å få katalogen digital, har det vært nødvendig å ta flere valg som har formet katalogen som sluttprodukt. Det ble fra starten av valgt å kode så mye som mulig av dokumentasjonen til det enkelte epitafium med XML, slik at man uavhengig av valg av system senere ville kunne konvertere dataene til rett format. Universitetsbibliotekets katalog benytter i hovedsak metadataskjemaet marc21 for beskrivelse av dokumenter og objekter. Dette viste seg å være noe utilstrekkelig i forhold til behovene for å kunne bestemme felter og fortekster på metadatafeltene som vises på postene. I Ex Libris Alma ligger også muligheten for lokalt å kunne definere en Dublin Core-applikasjonsprofil med egendefinerte felt. Vi kunne da basere oss på standardiserte Dublin Core felt, gi de en norsk oversettelse, samt legge til lokale felt for elementene som var spesielle for denne katalogen.
Som et supplement til katalogvisningen i Oria har vi laget en egen kartvisning, som henter ut koordinater for epitafienes opprinnelige og nåværende plassering fra metadataene og viser dem på et kart.
Konvertering fra dokumentasjon og metadata kodet med XML til et Dublin Core-basert XML-skjema, og hvordan import av metadata og fotogfrafifiler gjøres mot Ex Libris Alma er beskrevet på https://github.com/uio-library/norske-epitafier.
Visning og søkeinnganger
[Pr 14.10.2020 er søkeinngangen via Oria og visningen under «Digitale Samlinger» ikke helt ferdigstilt, men løsningen er ventet snarlig.] Det er opprettet en visning på https://ub-media.uio.no/norske-epitafier-1537-1700/#/. Det er mulig å velge mellom flere visningsapplikasjoner (viewere) for det enkelte epitafium (post). For å kunne vise både bilder og dokumentasjon/metadata på en likeverdig måte, og med muligheter for brukeren til selv å regulere kolonnebredden har vi valgt å primært benytte en egenutviklet viewer.
Vedlikehold, og nødvendige oppdateringer / tilføyelser.
Det legges opp til at i de tilfellene det blir behov for teknisk vedlikehold, så skal Universitetsbibliotekets ansatte kunne ivareta behovene. Det er imidlertid katalogens vitenskapelige forfattere som ved behov må initiere oppdateringer, innholdsmessige rettelser eller tilføyelser knyttet til innholdet i metadatafelter, og f.eks. tilføyelse av fotografier.
Fremtidens spesialsamlinger og spesialkataloger.
Vi vil trolig se mange nye muligheter knyttet til lagring og visning av ulike typer spesialsamlinger de neste årene. Det er på Universitetsbiblioteket nylig initiert et større prosjekt og søknad knyttet til innkjøp og valg av en bedre systemløsning for spesialsamlinger. En katalog som denne vil passe naturlig inn på en ny plattform.
Dan Michael Heggø Line Nybakk Akerholt